How to write professional emails

¿Dudan mucho antes de mandar un email en inglés? ¿Qué piensan? ¿Si está correcto? ¿Si es claro? ¿Qué herramientas de traducción usan?

Les voy a dar seis tips súper prácticos para que empiecen a usar ya. Como siempre, me gustaría que al final del post piensen cuáles son sus takeaway points (la info relevante que se llevan de este post) y cuál de todos los tips van a usar en su próximo email.

Antes de empezar con los tips, recuerden que sus emails laborales deben ser CCPP: CLEAR, CONCISE, POLITE and PRODUCTIVE. In other words, los emails deben ser fáciles de leer y deben cumplir la función por la cual los mandan. Los emails laborales, a diferencia de los personales, tienen otra estructura y la manera que los abordamos nos representan a nosotros como profesionales y/o a nuestra empresa, ¿no? Y recuerden algo que siempre repito en mis posts: lo más importante es asegurarnos una comunicación clara y efectiva.

Tip #1

Usen a simple specific subject line (el asunto del mail): Algo que genere interés o sea tan claro que le de al reader le de ganas de abrirlo rápido cuando abre el inbox. Si el reader se da cuenta solo al leer el subject line de qué se tratara el mail, hay más chances de que lo lea y responda rápido. Por ejemplo, NO escriban “ Meet next week” sino “ Meet next week about new schedule change” . Acá el primero no dice mucho, pero el segundo subject line explica por qué nos tenemos que juntar, la razón específica.

Más ejemplos:

• Suggestion for your presentation

• Answer to your questions about prices

• 2 ideas on budget issue

• Company software update

Mind you! En mi caso siempre escribo el cuerpo del mail primero y luego decido cuál es la subject line más adecuada. La que resume el contenido.

Tip #2

Always use greetings. Siempre que estemos en un ámbito laboral, debemos encabezar el mail con el saludo adecuado. Esto se puede eliminar sólo cuando le escribimos a un colega con el cual tenemos mucha relación sino SIEMPRE usen greetings.

El más simple y neutral y super común es decir

Hello + nombre y un poco más formal Hello + Mr/Ms/Mrs y apellido

• Hello Laura,

• Hello Ms Gonzalez,

También se puede usar DEAR + nombre , Dear + position and surname Dear + title and surname. Esto es más formal y polite. Es muy común cuando se mandan emails ofreciendo un empleo por ejemplo, o algún otro motivo que requiera un tono más formal

• Dear Gustavo,

• Dear Dr. Alvarez,

• Dear Mr. Alvarez,

Más informal usamos Hi + name

Hi John,

Y el último y super formal es

To whom it may concern/ Dear + Job position: Ojo acá esta forma SOLO se usa si no sabes quien recibirá el mail o si tenes que quejarte acerca de algo sino NO se usa

• To whom it may concern,

• Dear IT manager,

Tip # 3

Siempre utilicen la fórmula K.I.S.S en el cuerpo del mail. ¿Cuál es? Algo que siempre siempre les recuerdo a todos mis clientes: Keep it SHORT and SIMPLE

¿Por qué?

Time is precious: nadie quiere leer un mail de 10 minutos

Si las oraciones son muy largas, el reader se pierde y además si usan inglés como segunda lengua seguramente terminen cometiendo más errores y perdiendo el punto del mensaje.

Para escribir un mail short and simple sigan esta estructura

• Oraciones cortas

• Gramatica super simple

• Palabras simples

• Eviten párrafos largos

• Usen bullet points para resaltar información importante o listas

Aca les dejo un ejemplo de que NO hacer y que SI

❌ Dear Juan

I am writing with recommendations on how to write emails in English best and I would very much like to share several with you including a clear subject line, the importance of starting with a professional greeting and making the purpose of your email clear. Before clicking the send button, you’ll also need to be sure you’ve included a closing and last but not least you have to double-check grammar.

✅ Dear Juan,

I have some recommendations on how to write emails in English best.

These are:

· A clear subject line

· A professional greeting

· A statement of purpose or request

· A polite closing

Lastly, it’s important to proofread before you click send.

Tip #4

Que el propósito o pedido sea super claro. No se olviden que en el momento que el reader abre su mail inmediatamente buscará el motivo del mail y qué tipo de acción tiene que tomar .

Acá DOS acciones son importantes

1. Presentarnos ( si le escribimos a alguien por primera vez)

2. Establecer el propósito del email

Ejemplos

• I’m Lucia Perzhalo and I received your contact information from ( nombreNombre de la persona que te pasoó el contacto) I’m writing this email to request

• My name is Lucia and I noted your contact information from ( website)

Formas de establecer propósito

• I’m writing in response to the email you sent on (date)

• I'd like to respond to your request/inquiry/complaint about…

• I have a follow-up question for you.

• I’d like to request a quote/more information about…

• I’d like to get a quote on

• I’d like to get pricing information on

Después de establecer el propósito, agradecemos por el tiempo. Recuerden marcar el call to action que queremos. A continuación les dejo algunos ejemplos

How to thank someone

• Thank you for the information you sent /provided

• Thank you for your prompt reply.

• Thank you for contacting us.

• Thank you for your time and attention.

• Thank you for your time.

Final Remarks/Call to Action

• I look forward to receiving your reply.

• I look forward to learning more about…

• Please let me know if that time works for you.

• If you have any questions or concerns, please do not hesitate to contact me.

Tip # 5

Closings

Cómo terminar el mail

El final del mail SIEMPRE tiene que ser amable y profesional. Si no escribimos un saludo final, podemos parecer groseros y poco profesionales. Acá les dejo algunas frases. Las divido entre formales más neutrales e informales.

Formal

Common, professional closings include:

• Best regards,

• Warm regards,

• Regards,

Informal ( people you know)

• Best wishes,

• All the best,

• Take care,

Last but not least!

Tip #6

Siempre recuerden chequear el mail antes de enviarlo ( grammar, punctuation, clarity) y no se olviden de incluir su firma o su información (quiénes son, empresa, email y a veces phone number)

¿Les gustó? What are your takeaways? ¿Qué tip van a incluir en su próximo mail?

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Expresiones super útiles para el Trabajo

El mundo del inglés corporativo está lleno de expresiones idiomáticas, saberlas hace que tengamos otras herramientas para comunicarnos con mayor espontaneidad.

¿Querés saber algunas y cuándo usarlas?

1-Cuando necesitamos tiempo para dar una respuesta podemos decir:

• I’m just trying to think through this issue; could you give me some time?

Situation: Estas en una reunión y tu team leader propone una estrategia diferente de marketing. Te das cuenta que necesitas considerar la propuesta. Entonces podes decir:

“That’s a great idea; Let me think through the best way to implement it.”

2- Cuando necesitamos clarificar o informar algo, estas frases son super comunes.

• I wanted to clear this with you first

• Let me bring you up to speed with the project ( to update sb)

• Please keep me in the loop ( keep me informed)

• Fill sb in (to tell someone something they do not know, especially something that happened when they were not there) Eg.They filled me in on what had been agreed at the meeting.

Situation: Un miembro de tu equipo estuvo de vacaciones y se perdió algunos cambios del proyecto. Le podes decir “ Don’t worry, I can bring you up to speed on the latest changes”

3- Si querés expresar cuidado o consideración en ciertos asuntos podemos usar:

• Just to be on the safe side

• Let’s not put all of one’s eggs in one basket

Situation: Tu jefe consiguió un cliente super importante y decidió que todo el equipo dedique tiempo full time a este proyecto. Le podés sugerir algo así como:

“ Just to be on the safe side I would not devote all our time and energy to this client”

“ I would offer the same service to other clients as well. I wouldn’t put all our eggs in one basket”

4- Cuando hacés “brainstorming “ con tu equipo podés usar algunas expresiones para alentar la participación. Podes decir:

• Do you want to take a stab at it( Do you want to try )?

• Any ideas off the top of your head( without much thinking)?

• It’s a long shot but it might work. ( it’s a bit far-fetched / not very likely to work)

Situation: Tu team leader quiere generar una nueva estrategia de venta y necesita de algunas ideas. Podés decir algo como “ Just off the top of my head, we could ……….” Or I know it’s a long shot but we could take a stab at it”

¿Es necesario que use estas frases?

No, pero sí es necesario conocerlas para poder entender lo que nos dicen ya que se usan a diario. También, a medida que nos capacitamos en el idioma, vamos adquiriendo la confianza necesaria para incorporarlas también a nuestro léxico.

Para ejercitar más, podés pensar en situaciones en las que puedas usar estos ejemplos. Podes compartir tus ejemplos en comentarios abajo .

P.S: Si querés mejorar tu comunicación, no te olvides de consultar nuestras sesiones de Language Coaching. También podés tomar una sesión de prueba conmigo ¡No te la pierdas! Acordate que en The English Market te entrenamos para que HAGAS en inglés.

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ARRAYAN

*TEA HOUSE * LAKE VIEW MOUNTAIN LODGE *

“A Love Story in Patagonia”

Esta historia me llega a lo más profundo de mi corazón.

Reneé Dickinson, una joven inglesa, emprendedora y súper valiente viaja en el año 1936 a la Patagonia para visitar a su hermano Barney, quién trabajaba en una estancia de la zona. En uno de sus paseos, al contemplar el Lago Lacar, Reneé decide proyectar su vida ahí.

Corría el año 1936 (un año antes de que se fundara el ´Parque Nacional Lanín) y luego de complejos trámites, y a pesar de lo difícil que era llegar al lugar (no había caminos ni agua en la zona) Reneé logra comprar el lote. Una vez autorizada por Parques Nacionales, la joven emprendedora decide construir la casa de té o ´Tea House´´ y como la misma estaba sobre la ruta, también decide construir una hostería. Para tremendo trabajo contrató al arquitecto Cullen, discípulo del famoso arquitecto Alejandro Bustillo, quién dejó su sello en las construcciones de los edificios de Parques Nacionales. La casa de té “Arrayán” abrió sus puertas en 1939.

La arquitectura del lugar (siguiendo la intención de Reneé) es un mix de componentes británicos y neuquinos.

El origen de su nombre tiene dos grandes versiones “ Arrayán” propuesto por sus amigos , quienes la apodaban así por su parecido al árbol ( alta, delgada, muy blanca y su pelo tenía el mismo color de la corteza). También “ Arrayán” en mapuche significa “ lugar donde caen los últimos rayos del sol” que refleja los únicos e irrepetibles atardeceres que se pueden contemplar cuando llega el ocaso. Ambas historias describen a los personajes esenciales de este proyecto, su creadora y el lugar en sí mismo.

Reneé se casó en Uruguay con un periodista inglés, su primer amor. Lamentablemente no puede disfrutar mucho de su sueño ya que fallece en 1943, a los 33 años. El lugar pasó a ser manejado por el padre de Reneé, quién por su avanzada edad decide venderlo a un matrimonio escoses. Finalmente y luego de varios años, pasa a manos de Barney , el hermano de Reneé , y su esposa Frances. Luego fue Janet Dickinson, hija del matrimonio, quién siguió con la gestión y cuidado del lugar hasta que decide venderlo para dedicarse a la literatura, su gran pasión.

Arrayan hoy conserva una de las fachadas más antiguas de San Martín de los Andes, declarada patrimonio histórico en 1995.

Arrayán tiene dos elementos que la hacen única: la magnífica vista al Lago Lacar y su merienda típica , con sus blends de té que son un homenaje a su fundadora y a las mujeres que fueron parte de la historia del lugar , de hecho estos tés llevan sus nombres “ Isabella, Francés, Potoca, Janet y Victoria. Esta merienda ofrece una opción imperdible: “ La Torre de Té” al mejor estilo inglés del “ High Tea” una fusión de merienda y cena que se sirve en una torre de tres niveles “ A Tea Three tier stand”. En cada nivel o tier se ofrecen desde sándwiches , pasando por los tradicionales scones hasta las tortas más típicas del lugar”

Si quieren conocer más sobre este fascinante lugar, les dejamos su Instagram: @arrayan_sma

Y si están por San Martín de los Andes, ¡no duden en visitarlo!

Al comenzar, les dije que esta historia me llega a lo más profundo de mi corazón. –¿Saben por qué?

• Porque tiene que ver con un sueño propio: el de la casa de té. Siempre soñé con tener una Tea House en algún rincón del mundo.

• Porque la fundadora del lugar era inglesa y como sabrán amo la cultura Británica.

• Porque este lugar de té está en un lugar soñado de nuestra Argentina.

• Porque cuenta la historia de una mujer (como seguro hay muchísimas) con coraje, visión que nada la frenó para cumplir su sueño, algo que por supuesto admiro y celebro.

• Y finalmente porque la historia me tomó totalmente de sorpresa. Fui al lugar creyendo que iba a conocer la casa de té de una mujer que cumplió su sueño y terminé la tarde con la increíble historia de una joven inglesa que se vino a vivir acá!!! Lo tomo como un mensaje para seguir mi sueño: The Tea House.